Erfahrungen mit Lexoffice – top oder flop?

Als Selbstständiger gibt es einige Vorteile. So ist man der eigene Boss, hat den Erfolg selbst in der Hand und kann sich seine Zeit frei einteilen. So kann man sich auf das konzentrieren was wichtig ist und die Firma voranbringt.

Doch da gibt es auch noch eine andere Seite der Medaille: Die Bürokratie. Viele Vorgänge müssen dokumentiert, Rechnungen wollen gestellt, sowie Steuererklärungen eingereicht werden.

Dieser Artikel stellt die Buchhaltungssoftware LexOffice vor. Du erfährst alles über Preise, Funktionen und Alleinstellungsmerkmale.

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Was ist LexOffice?

LexOffice ist ein von Lexware entwickeltes, online Programm für die Buchhaltung. Das Unternehmen hat einiges an Erfahrungen wenn es um die Entwicklung von Software für kaufmännische Anwendungen geht und ist in der Branche bekannt und anerkannt.

Die Software gibt es seit 2011, in diesem Jahr wurde sie durch Crowdsourcing in Zusammenarbeit mit 800 Unternehmen entwickelt. Mittlerweile nutzen über 100.000 Kunden die Software. Der Erfolg spricht also durchaus auch für eine Bereicherung auf Seiten der Kunden.

Bekannt ist Lexoffice unter anderem auch durch die leichte Benutzbarkeit. Das Benutzerinterface ist übersichtlich gestaltet und die Einstiegshürden sind gering. Dazu kommt, dass Lexoffice nicht heruntergeladen werden muss. Die Software wird von LexWare online zur Verfügung gestellt und bietet somit Möglichkeiten zur Bearbeitung von überall.

Für wen ist LexOffice geeignet?

Das Ziel von Lexware bei der Entwicklung von LexOffice war es, ein Buchhaltungsprogramm zu entwickeln, was zugeschnitten ist auf die Anforderungen von Kleinunternehmern, Freiberuflern und Gründern. Durch viel Rücksprache der Nutzern mit ihren LexOffice Erfahrungen wird die Software so stetig weiterentwickelt.

Immer mit der Zielgruppe im Sinn. Falls du zu dieser Zielgruppe gehört, hat das für dich den Vorteil, dass die wichtigsten Funktionen für deinen Geschäftsalltag darin enthalten sind. So profitiert z. B. das kleine Unternehmen davon, dass Abschreibungen bequem über das Programm verwaltet werden können.

Die Funktionen von LexOffice

LexOffice bietet viele weitere Funktionen an. Abhängig von den eigenen Bedürfnissen kann man damit grundlegende buchhalterische Aufgaben erledigen, oder sogar fast die ganze Buchhaltung in einem Programm erledigen. Für den Steuerberater würden dann nur noch wenig Aufgaben übrig bleiben, was für Selbstständige weniger Kosten bedeutet.

Ein paar Funktionen vom Lexware Office:

• Immer Cloud Speicherung aller Prozesse, Dokumente und Belege
• Rechnungen, Lieferscheine, Belege, Quittungen und Angebote erstellen
• Nahtlose PayPal Integration
• Einfache Steuererklärung machen
• Mobile LexOffice App
• EÜR einfach vorbereiten
• Umsatzsteuervoranmeldung automatisieren
• Schnittstelle für den Steuerberater via DATEV
• Integriertes Online-Banking
• und viele mehr

Cloud Speicherung

Lexoffice läuft, wie bereits erwähnt, komplett online. Das bedeutet auch, dass alle deine Vorgänge in der Cloud gespeichert werden. So sind z. B. deine Einstellungen, Firmendaten und Rechnungsvorlagen immer hinterlegt, egal von welchem PC du dich einloggst.

Ein großer Vorteil davon ist, dass du dich nicht um den Verlust deiner Daten sorgen musst. Dadurch, dass sie auf externen Servern gespeichert sind, ist es nicht so verheerend, wenn du deinen Laptop verlieren solltest oder dein PC kaputt geht. Du kannst dich weiterhin einloggen.

Auch gescannte Belege lassen sich so bequem in der Cloud lagern. Das heißt, du musst nicht extra Ordnung auf deinem PC oder Handy betreiben, da alles an einem Platz in deiner LexOffice Software gesammelt wird.

Rechnungen, Lieferscheine und mehr erstellen

Mit LexOffice kannst du so ziemlich alles, was im Geschäftsalltag an Dokumenten anfällt, erstellen. Das fängt an bei Angeboten für Neu- und Bestandskunden, über Rechnungen bis hin zu Mahnungen. Auch Lieferscheine sind für den Nutzer schnell erstellt.

Die meisten Dokumente lassen sich dabei direkt mit einem Klick erstellen. Denn du kannst Kunden anlegen, sowie Waren und Preise. So kannst du mit wenigen Klicks ein Angebot erstellen. Anschließend kannst du das Angebot mit einem Klick in einen Lieferschein umwandeln.

Für dich als Anwender sind die ganzen Funktionen dabei einfach zu bedienen. Die Knöpfe auf der Seite sind meistens selbsterklärend und häufig gibt es auch Video-Tutorials von LexOffice, die das Vorgehen erklären. So lassen sich schnell mal Rechnungen schreiben und es geht keine Zeit verloren!

Nahtlose PayPal Integration

Du kannst nach deinem LexOffice Login auch dein PayPal Konto mit der Programm verbinden. Das hat den Vorteil, dass Zahlungen, die bei PayPal ein- oder ausgehen, automatisch mit den passenden Belegen abgeglichen werden. Dadurch musst du sie nicht extra in deine Unterlagen eintragen, sondern es passiert automatisch.

Außerdem werden Gebühren und Ein- und Auszahlungen auf dein Konto richtig verbucht. Gebühren fallen unter die Kategorie “Kontoführungsgebühren” und Geldflüsse werden als “Geldtransit” zugeordnet.

Einfache Steuererklärungen

Wenn du deine LexOffice Buchhaltung gründlich machst, hast du bereits alle Daten die du benötigst, an einem Platz zusammengetragen. Damit kannst du natürlich gut Zeit sparen. So wird deine EÜR und USt-Voranmeldung fast ganz automatisch erstellt und du musst nur noch ein paar Einträge ergänzen.

Auch deine Firmendaten sowie persönlichen Daten werden übernommen. So macht Buchhaltung Spaß, denn sie ist in null Komma nichts erledigt. Da LexOffice bei den Finanzämtern anerkannt ist, kannst du deine Steuererklärung auch einfach via die Elster-Schnittstelle abschicken.

Mobile LexOffice App

Die App steht dir sowohl im Google Playstore als auch im App Store zur Verfügung. So hast du wirklich umfangreiche Möglichkeiten, auch von unterwegs Bürokratie abzuarbeiten. Du kannst beispielsweise auch mit dem Handy Neukunden anlegen, Rechnungen schreiben und abschicken.

Eine weitere gute Funktion ist auch das Fotografieren von Belegen und Quittungen. So kommt es nicht mehr vor, dass der Bewirtungsbeleg oder die Quittung für einen spontanen Wareneinkauf verloren geht. Je nach Höhe kann das nämlich ganz schön Budget fressen.

EÜR einfach vorbereiten

Die meisten Kleinunternehmer und Freiberufler müssen keine Bilanz am Ende des Jahres einreichen, sondern es genügt, wenn sie eine Einnahmen Überschuss Rechnung erstellen. Das Problem ist, dass dafür trotzdem viele Informationen zusammengetragen werden müssen.

Durch das ständige Einpflegen von allen relevanten Dokumenten in Lexoffice, kannst du dir die Mühen sparen. EÜRs auf Monats-, Quartals- oder Jahresbasis werden für dich mit ein paar Klicks erstellt. In diesen kannst du bei Bedarf den Posten sogar bis zum einzelnen Beleg nachverfolgen.

Umsatzsteuervoranmeldung automatisieren

Ab einer gewissen Größe wird es notwendig, auch die Umsatzsteuer abzuführen. Sie ist eigentlich ein durchlaufender Posten und von dir gezahlte Umsatzsteuer lässt sich mit abzuführender Umsatzsteuer verrechnen. Das jedoch händisch zu kalkulieren, kostet Zeit.

Bei Lexoffice kannst du einstellen, ob die Ist- oder Sollversteuerung angewendet werden soll. Die fällige Umsatzsteuer lässt sich dann zu einem beliebigen Tag im Monat auf Basis aller Belege berechnen. Mit einem Klick kannst du sie dann an das Finanzamt oder deinen Steuerberater weiterleiten.

Schnittstelle für den Steuerberater via DATEV

Durch die Nutzung von Lexoffice sind alle Belege, Rechnungen und der gesamte Zahlungsverkehr gut kategorisiert. So ersparst du deinem Steuerberater Zeit und dir im Gegenzug Geld. Über die DATEV Schnittstelle kannst du deinem Steuerberater sogar Zugriff auf deine Buchhaltung geben.

Dann sieht er alle notwendigen Dokumente in seiner eigenen DATEV Software und du musst sie ihm nicht extra zusenden.

Integriertes Online-Banking

Deine Bankkonten, vorausgesetzt du hast Online-Banking, lassen sich ganz leicht integrieren. Das hat für dich den Vorteil, dass du deine Finanzen alle auf einen Blick hast, besonders gut in Kombination mit der PayPal Integration.

Überweisungen können sogar direkt aus LexOffice heraus getätigt werden, beispielsweise auch mit Bankdaten aus Rechnungen. Zahlungsein- und Ausgänge werden außerdem automatisch den richtigen Belegen zugeordnet und die Zahlungen korrekt verbucht.

Der Preis

LexOffice steht in drei verschiedenen Varianten zur Verfügung, alle jeweils auf den Funktionen des günstigeren Teils aufbauend. Die drei Tarife sind: “Lexoffice Rechnung & Finanzen”, “Lexoffice Buchhaltung & Finanzen” und “Lexoffice Buchhaltung & Berichte”. Unabhängig davon, für welche Version du dich entscheidest, ein Tarif ist immer nur nutzbar für eine Firma / ein Gewerbe.

Gut zu wissen ist, dass es eine 30 tägige Testversion gibt. Dafür musst du nicht mal Zahlungsdaten hinterlegen, sondern lediglich deine E-Mail Adresse eingeben. Sehr gute Lösung!

Rechnung & Finanzen

Dies ist der günstigste Tarif, für monatlich 7,90 € zzgl. Mehrwertsteuer. Diese Variante ist für dich komplett ausreichend, wenn du noch ein Kleinunternehmer bist und nur Angebote und Rechnungen stellen möchtest. Auch integriertes Online-Banking und Belegverwaltung sind hier enthalten.

Durch die DATEV-Schnittstelle für den Steuerberater kannst du deine Steuern so bequem auslagern. Mit diesem Paket ist keine Umsatzsteuervoranmeldung möglich. Bist du also verpflichtet dazu, regelmäßig eine abzugeben, wähle lieber einen der beiden anderen Tarife.

Buchhaltung & Finanzen

Bei diesem Modell ist grundsätzlich erst einmal alles enthalten, was auch bei der günstigsten Variante im Preis inbegriffen ist. Hier kommst du monatlich auf 13,90 € zzgl. MwSt. Die Funktionen sind dafür auch etwas umfangreicher. So ist hier z. B. die Umsatzsteuervoranmeldung möglich.

Auch ein Kassenbuch und Offene Posten lassen sich bei dieser Version mit LexOffice verwalten. Das ist also besonders praktisch, wenn du ein Unternehmen führst, in dem viel mit Bargeld hantiert wird. Ebenso sind zusammenfassende Meldungen jetzt mit wenigen Klicks möglich. Praktisch, wenn du Geschäftsbeziehungen innerhalb der EU hast.

Buchhaltung & Berichte

Dieser Tarif schlägt mit monatlich 16,90 € zzgl. MwSt. am meisten zu Buche, bietet dafür aber auch die meisten Funktionen. Er ist ideal, wenn du deine Steuern gerne selber machst und auch umfassende Daten dafür zu verarbeiten hast.

Den größten Unterschied macht hier wohl die, fast automatische, Erstellung der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV). Damit sparst du dir gewaltig Zeit und siehst alle Kosten auf einen Blick.

Falls du Abschreibungen für Neuanschaffung in deinem Unternehmen hast, kannst du sie mit diesem Tarif auch bequem verwalten. Alternativ kannst du nun auch zusätzlichen Benutzern mit spezifischen Berechtigungen Zugriff gewähren.

(DESIGN Cross RED, Check Green)

	Rechnung & Finanzen	Buchhaltung & Finanzen	Buchhaltung & Berichte
Kosten	7,90 € monatl. zzgl. MwSt.	13,90 € monatl. zzgl. MwSt.	16,90 € monatl. zzgl. MwSt.
Rechnungen & Angebote	✓	✓	✓
Konto-Integration	✓	✓	✓
Schnittstelle für den Steuerberater	✓	✓	✓
Umsatzsteuervoranmeldungen	✘	✓	✓
Kassenbuch	✘	✓	✓
Zusammenfassende Meldungen	✘	✓	✓
EÜR + GüV erstellen	✘	✘	✓

Unterschiede zu anderen Buchhaltungsprogrammen

Ein großer Unterschied von LexOffice, dass ja nun schon seit fast 9 Jahren auf dem Markt ist, verglichen mit anderen Anbietern, ist die Cloud-Lösung. Viele Programme gibt es nur für Windows, als Mac Nutzer hat man dann meist eine eingeschränkte Auswahl. Außerdem gehen Daten so nicht verloren und man kann auch von unterwegs auf sie zugreifen.

Ebenso gibt es die Auswahl von mehreren Tarifen nicht bei jedem Anbieter. Bei LexOffice kann man sich jedoch schnell einen Überblick verschaffen und anhand dessen einen passenden Tarif aussuchen. Jemand der nur wenige Daten verarbeitet, kann so mit der günstigen Variante vorlieb nehmen, doch auch ein gut verdienender Freiberufler ist gut aufgehoben.

Vor- und Nachteile von LexOffice

Unser Fazit zu LexOffice

Lexware bietet mit ihrem Service LexOffice Gründern und Freiberuflern eine coole Software, um ihre Buchhaltung zu vereinfachen oder selbst in die Hände zu nehmen. Die Rechnungserstellung funktioniert super einfach und in Kombination mit der Konto-Integration kann man auch im Dashboard verfolgen, ob Zahlungen eingegangen sind.

Drei verschiedene Tarife werden angeboten, sodass für jedes Level an benötigter Buchhaltung das passende Programm zur Verfügung steht. Durch den Cloud-Service sogar mit Zugriff immer und von überall.

Verbindet man dies mit dem kostenlosen, 30 tägigen Test des Programms, dann gibt es wenig Punkte, die dagegen sprechen. Deswegen empfehlen wir dir, LexOffice einmal auszuprobieren und zu sehen, ob es dir und deinem Unternehmen Zeitersparnis bringt.

Häufig gestellte Fragen – FAQ